Xã hội đang trong giai đoạn phát triển công nghệ 4.0. Đòi hỏi tất cả các doanh nghiệp phải thay đổi để phù hợp với xu hướng, nếu không, việc bị đào thải là điều tất yếu. Phần mềm quản lý bán hàng là phương tiện đầu tiên giúp doanh nghiệp tiếp cận công nghệ và theo kịp xu hướng của thời đại. Thế nhưng, không phải là dễ dàng để tìm được một phần mềm phù hợp, dưới đây là một số lưu ý khi bạn chọn mua một phần mềm cho doanh nghiệp của mình.
- Biết mình cần gì?
Trước khi tìm kiếm phần mềm, phải đặt ra một số yêu cầu cần thiết để xác định đối tượng phần mềm mình tiếp cận.
Mục tiêu:
Cần phần mềm Quản lý bán hàng:
- Tập trung nghiệp vụ bán hàng
- Công nợ thu – chi
- Doanh số bán hàng
- Quản lý thu chi
- Quỹ tiền mặt
Cần phầm mềm Quản lý kho
- Quản lý xuất nhập tồn kho
- Quản lý nhiều kho hàng
- Quản lý số lô – hạn sử dụng
- Quản lý doanh thu
Lấy ví dụ:
Bạn kinh doanh hoa tươi, thì điều quan trọng bạn cần hướng tới là một phần mềm tập trung nghiệp vụ bán hàng, công nợ thu chi, hình thức chi trả… Quản lý xuất nhập tồn kho không cần chú trọng là chuyện bình thường, do hoa tươi là sản phẩm dễ hư hại trong vận chuyển và sử dụng.
Nhưng nếu bạn là nhà phân phối nhiều mặt hàng thì nhất thiết phải quản lý số lượng hàng hóa, giá nhập, giá bán sỉ, giá bán lẻ…, từng ngành hàng, hạn sử dụng. Cần phải có một phần mềm chuyên cho nhà phân phối. Chưa kể đến việc quy mô lớn, cần nhiều kho hàng để quản lý và phân phối.
2. Đúng mục đích, đừng yêu cầu quá nhiều những tính năng không thực sự quan trọng
Người tiêu dùng là thượng đế, đóng vai trò là người mua hàng, ai cũng mong đợi cái hoàn hảo. Với phần mềm cũng vậy, người sử dụng thường yêu cầu rất nhiều tính năng để phần mềm được hoàn hảo. Nhưng bạn hãy nhớ, càng nhiều tính năng, phần mềm càng đắt, càng nhiều tính năng, phần mềm càng khó sử dụng, dẫn đến việc đào tạo người sử dụng phần mềm cũng tốn nhiều thời gian và chi phí.
Phần mềm chỉ cần:
+ Phù hợp với ngành nghề và quy mô doanh nghiệp (nên tính đến tương lai gần khoảng từ 2 – 3 năm).
+ Chi phí hợp lý với doanh nghiệp ở thời điểm hiện tại.
3. Chi một khoảng hợp lý cho phần mềm:
‘ Mua hàng cần rẻ’ đó là tâm lý chung của người mua hàng. Tuy nhiên, rẻ quá thì bạn nên lo ngại đến chất lượng và nghĩ xa hơn đến chế độ hậu mua hàng (tức là bảo hành, bảo hiểm, bảo trì sản phẩm).
Cần:
+ Đúng giá
+ Đúng chất lượng.
Phần mềm bán hàng là công cụ hỗ trợ, giúp doanh nghiệp quản lý, giúp doanh nghiệp có thêm thời gian bán hàng tăng doanh số, đem lại lợi nhuận cho doanh nghiệp. Vậy nếu bạn:
- Không có nhiều thời gian.
- Không có chuyên môn về nghiệp vụ kế toán hay công nghệ thông tin.
- Muốn tránh rủi ro do tiêu cực con người.
Thì việc bỏ ra một khoảng chi phí hợp lý, cho một phần mềm uy tín là điều cần thiết.
Trên đây là những điểm lưu ý khi bạn muốn bắt đầu với một phần mềm cho công việc kinh doanh của mình. Hy vọng bài viết này phần nào giúp bạn chọn được một phần mềm phù hợp.
